Учитесь грамотно распоряжаться своим временем

Дата: Среда, 31.03.2010, 23:49 | Сообщение # 1

Лейтенант

Группа: Администраторы

Сообщений: 53

Статус: Offline

Учитесь грамотно распоряжаться своим временем
Лектор семинара: Т. В. Курдюмова
Как все успеть за восемь рабочих часов? Мы пытаемся планировать свой день, неделю, месяц; записываем дела в блокнот. Но легче от этого не становится. И каждый день трудимся в авральном режиме, устаем, нервничаем, тем самым значительно замедляя темп и ухудшая качество работы. А происходит это потому, что многим из нас не хватает внутренней дисциплины. О том, как исправить положение, воспитать себя и окружающих, рассказала на семинаре бизнес-тренер, консультант Курдюмова Татьяна Владиславовна.
ШАГ 1. Планируем свой день
Четкий план помогает не загружать голову лишней на данный момент информацией, не браться за все сразу. Однако чтобы достичь максимального эффекта, одним только таким маневром не обойтись. Ведь чтобы планы реализовать, нужно время и умение им грамотно распоряжаться. К сожалению, именно этого навыка чаще всего и не хватает. В подтверждение вышесказанного предлагаю провести небольшой эксперимент. В конце трудового дня составьте портрет вашего рабочего времени. Попытайтесь вспомнить все события, которые произошли за день. Это не так просто, как кажется. В итоге вы, как и многие, столкнетесь с типичной ситуацией: довольно продолжительные отрезки времени сложно восстановить. Знаешь же, что крутился весь день как белка в колесе, а конкретных дел в итоге не можешь вспомнить. Объяснение этому феномену достаточно простое. В течение дня приходится отвлекаться на различные мелочи - пустяки, каждый из которых занимает всего несколько минут. Они настолько несущественны, что мы просто не фиксируем их в сознании. И вот эти-то ничтожные траты времени очень опасны. Отвлекся на пять минут, а ушло времени несоизмеримо больше. Дело в том, что весь трудовой процесс можно условно поделить на три этапа:
1) вхождение в процесс;
2) пик эффективности деятельности;
3) снижение эффективности деятельности.
На первом этапе мы только начинаем набирать обороты. И только вникаем в то, что собираемся сделать. Так сказать, раскачиваемся, что фактически безрезультатно. Далее мы переходим на второй этап - самый активный. Именно на этой стадии от нашей деятельности появляется максимальная отдача. Ну и последний этап. Он характеризуется падением деловой активности.
И если вдруг мы отвлеклись на чашечку кофе или на новые туфли коллеги, то автоматически вылетаем из рабочего процесса. А значит, прежде чем набрать обороты, нам предстоит заново проходить через первый этап - вхождение. И так каждый раз. Причем длительность первого этапа может составлять в среднем до 10 минут. А теперь подумайте, сколько раз в день вы в среднем отвлекаетесь, и умножьте на время вхождения. Теперь вы видите, сколько времени пропадает зря.
Для того чтобы решить эту проблему, нужно сначала понять причину ее возникновения, то есть определить, на что вы столь нещадно тратите свое драгоценное время. Для этого я обычно рекомендую провести наблюдение. Заведите табличку и вписывайте туда каждое событие рабочего дня. А рядом указывайте начало и окончание этого события. Ничего нельзя упускать из виду. Отмечайте даже такие вещи, как: с 10.15 до 10.25 выходила покурить. Или с 12.00 до 13.10 обсуждала со Светой из отдела продаж рецепт шарлотки. Будьте честны с собой!
В конце недели у вас появится достаточно информации для того, чтобы сделать определенные выводы. Вы удивитесь, на какие бесполезные вещи тратите свое время. Ну а затем можно начинать с этим бороться. Например, многие главные бухгалтеры жалуются на то, что в течение дня им часто приходится отвлекаться на своих подчиненных или сотрудников других отделов, которые подходят с вопросами. Каждому приходится что-то объяснять вместо того, чтобы делать свою работу. Так вот, на основе таблички вы можете выявить то время, в которое работники начинают активнее всего задавать вопросы. Предположим, в вашей организации это время приблизительно с 11.00 до 12.00. Что же, сделайте это время приемными часами, когда любой может прийти к вам. Объявите об этом подчиненным и коллегам. В итоге все заинтересованные будут стараться подготовить свои вопросы заранее и не дергать вас каждые 15 минут. Поскольку до и после приемных часов такой возможности у них не будет.
ШАГ 2. Не путаем важное и срочное!
Еще одна причина постоянной нехватки времени - неправильная расстановка приоритетов. Поясню, что я имею в виду. Все наши дела условно можно оценить по двум характеристикам: срочные и важные. И как показывает практика, многие бухгалтеры не видят никакой разницы между этими понятиями. Часто происходит замещение важных дел срочными. Представьте такую ситуацию. У вас есть два горящих задания. Во-первых, нужно подготовить информацию о взаиморасчетах с поставщиками. Начальник отдела продаж потребовал представить эту информацию ну очень срочно! Во-вторых, завтра генеральный директор проводит совещание, к которому нужно составить серьезный отчет. Чем заняться в первую очередь?
Допустим, при слове «срочно» бухгалтер разнервничалась и побежала выполнять требования отдела продаж, боясь не угодить и испортить отношения. В итоге с отделом продаж все в порядке, а вот совещание прошло, мягко говоря, неважно. Но давайте проанализируем. Если бы информация для отдела продаж была такой срочной, вас предупредили бы об этом заранее. Поэтому нужно всегда задавать вопрос: а что будет, если я не сделаю это сегодня? Вполне возможно, ничего. А отчет действительно нужен уже на следующий день. И возможно, вы могли бы приступить к сбору бумаг для другого отдела завтра, после совещания. В итоге и отчет был бы составлен, и документы подготовлены. В примере, который я привела, подготовка отчета для совещания - это одновременно и срочное дело, и важное. А вот просьба отдела продаж может какое-то время потерпеть. Поэтому все свои дела тестируйте на предмет важности и срочности. Иначе вы серьезно прогадаете и упустите шанс поймать двух зайцев.
Если придется выбирать, прежде всего, конечно, нужно выполнять срочные задания. Однако хочу обратить ваше внимание на один момент. Бухгалтер должен стремиться к тому, чтобы срочные дела у него в принципе не появлялись. А вообще они возникают из-за того, что мы несвоевременно выполняем важные дела. Приведу такой пример: у меня побаливает зуб, и я предполагаю, что в ближайшее время мне понадобится его лечить. Для меня это важное дело, но пока не срочное, ведь боль терпима! Но когда он разболится сильно, это автоматически станет для меня срочным. А теперь представьте, что обострение случилось как раз в тот период, когда мне нужно заниматься подготовкой годового баланса. Но на первый план выйдет мое здоровье, и работа не будет выполнена. Не очень приятная история... Поэтому нужно работать так, чтобы важные дела не превращались в срочные. И это возможно.
ШАГ 3. Самоанализ
Давайте перейдем от теории к практике. Чтобы разобраться в делах важных и не очень, я рекомендую использовать матрицу времени, которую в свое время предложил Дуайт Эйзенхауэр. Данная матрица представляет собой пересечение двух осей, которые разбивают поле на четыре квадрата. Горизонтальная ось означает срочность дел. Вертикальная - важность.
Таблица
Срочные Несрочные
Важные I Дела срочные и важные
Критические ситуации, неотложные проблемы, проекты с горящим сроком исполнения II Дела важные, но не срочные
Профилактические действия, установление связей, поиск новых возможностей, планирование, восстановление сил
Не важные III Дела неважные, но срочные
Посторонние разговоры и телефонные звонки, корреспонденция и сообщения, некоторые встречи, предстоящие неотложные дела. IV Дела неважные и несрочные
Мелочи, отнимающие время, нерабочая корреспонденция, неслужебные звонки, пустая потеря времени, праздное времяпрепровождение
Теперь запишите все дела, которыми был заполнен ваш вчерашний день. Внимательно проанализируйте этот список и напротив каждого пункта поставьте номер того квадрата, который соответствует важности и срочности данного дела. Итак, подведем итоги.
КВАДРАТ I. Срочно и важно
Если больше всего записей оказалось в квадрате I, то стоит серьезно задуматься над тем, как вы работаете. Похоже, у вас есть проблемы со стратегическим подходом. Скорее всего вы запускаете дела и начинаете их решать в последний момент. Причем результат зачастую оставляет желать лучшего. Ведь в такой ситуации работа становится одним большим стрессом. А как показывает практика, при таком положении вещей у человека нет ни времени, ни сил как следует обдумать перспективные планы.
КВАДРАТ II. Важно, но не срочно
Если доминируют дела в квадрате II, то я могу вас поздравить. Вы бухгалтер, который не страдает от нехватки времени. Вы умеете распределять свое время, а ваша система расстановки приоритетов хорошо подходит для конкретной деятельности. Однако будьте предельно внимательны: дела в квадрате I появляются из-за пренебрежения к делам в квадрате II.
КВАДРАТ III. Очень срочные дела, хотя неважные
Если данный квадрат оказался самым насыщенным, пора бить тревогу. Ведь по каким-то причинам весь рабочий день вы потратили на пускай и срочные, но неважные дела. А это значит, что вы не ставите перед собой четкие задачи и планы. Рекомендую еще раз проверить, насколько правильно вы расставили приоритеты.
КВАДРАТ IV. Несрочно и неважно
Честно говоря, я сомневаюсь, что у кого-либо из вас самым полным оказался квадрат IV. А если так, то очень печально. Вы тратите свою жизнь на выполнение никчемных дел.
В заключение хотелось бы добавить, что все дела нужно оценивать объективно. Чашечка кофе, выпитого в рабочее время, может быть как бесполезной тратой времени, так и очень важным корпоративным мероприятием. Например, укрепить взаимопонимание в компании.
РЕКОМЕНДАЦИЯ ЛЕКТОРА. Почему вы оказались в квадрате срочных и важных дел?В большинстве случаев причины следующие. Вы:- неправильно расставляете приоритеты,- не умеете делегировать полномочия, не доверяете своим сотрудникам. Как эту ситуацию исправить? Зачастую работа из квадрата III маскируется под дела не только срочные, но и важные. И мы включаем их в квадрат I. В итоге мы тратим на них драгоценное время, обделяя тем самым что-то действительно и важное, и срочное. Нужно научиться разграничивать эти понятия. Задайте себе вопрос: а так ли важно это сделать? Что-то изменится, если я выполню/не выполню эту работу здесь и сейчас?У многих главных бухгалтеров существует проблема: боязнь поручить задание кому-то другому. Им почему-то кажется, что никто кроме них не сможет сделать это лучше и сотрудник наверняка не справится. Избавляйтесь от этой привычки. Учитесь делегировать полномочия. Присмотритесь к подчиненным и подумайте, на кого из них вы могли бы опереться. В конце концов, воспитайте себе помощника, обучите его. Время, использованное на это, - не затраты, а инвестиции, которые в дальнейшем избавят вас от авральных ситуаций. А если сотрудник не справляется с заданием, не стоит доделывать за него его работу. Дайте ему возможность подумать самому. Ведь без труда не выловишь и рыбку из пруда.